Guía Interactiva CRM Ventas

Flujo de Seguimiento de Leads en monday.com — MAXIRENT






¿Cómo funciona el flujo?

Todas las automatizaciones de seguimiento funcionan bajo la misma lógica, sin importar la etapa. El sistema alterna entre tareas manuales (llamadas) y automatizadas (emails y WhatsApp).

① Se crea el Lead

Al registrarse un nuevo lead (formulario, llamada entrante, etc.), se dispara automáticamente la secuencia de seguimiento. El sistema comienza a generar tareas.

② Tareas de Llamada

Aparecen tareas de llamada asignadas al vendedor. La secuencia NO avanza hasta marcar cada una como "Listo". Todas deben completarse.

③ Bloque Completado

Al completar el bloque de llamadas, el sistema detecta que el paso quedó listo y se prepara para enviar los mensajes.

④ Envío Automático

Se dispara automáticamente un correo y/o WhatsApp con la plantilla correspondiente. No es necesario enviarlos manualmente.

⑤ Tiempo de Espera

El sistema espera los días definidos en el cronograma antes de generar el siguiente bloque de tareas.

Reglas Críticas

⚠️ IMPORTANTE

  • No saltarse llamadas: Si una tarea no se marca "Listo", la secuencia se detiene completamente.
  • Los mensajes son automáticos: No enviar manualmente. Se disparan solos al completar llamadas.
  • Cada etapa tiene cronograma diferente: Contacto y Cotización manejan tiempos y contenidos distintos.
  • El vendedor avanza manualmente: El sistema NO mueve el lead de etapa automáticamente.
  • Status especiales detienen todo: Si cambias a "Contactado" o "No califica", la secuencia se para.

Flujo Completo de 12 Días

Visualización del proceso automático desde que se crea el lead hasta el cierre. Si contactas al lead, cambia el estatus a "Contactado" manualmente para pasar a Cotización.

LEAD REGISTRADO

DÍA 1: LLAMADAS 1, 2, 3 + EMAIL + WHATSAPP ¿CONTACTO?

SÍ VENDEDOR CAMBIA ESTATUS A CONTACTADO

NO

DÍA 2: WHATSAPP AUTOMÁTICO

DÍA 3: LLAMADAS 4, 5

DÍA 4: WHATSAPP AUTOMÁTICO

DÍA 5: LLAMADAS 6, 7

DÍA 6: WHATSAPP AUTOMÁTICO

DÍA 7: DESCANSO 🌙

DÍA 8: LLAMADAS 8, 9

DÍA 11: WHATSAPP AUTOMÁTICO Última oportunidad de contacto ¿CONTACTÓ?

SÍ IR A COTIZACIÓN

NO

DÍA 12: CIERRE AUTOMÁTICO Sin respuesta después de Día 11

VENDEDOR CAMBIA ESTATUS A “NO CONTACTADO” (FRÍO)

Leyenda del Flujo

Azul: Llamadas
Verde: WhatsApp automático
Amarillo: Descanso
Rojo: Cierre

Puntos Clave

Contacto en Día 1: Si contactas al lead después de las 3 llamadas iniciales, cambia manualmente el estatus a "Contactado" para pasar a la etapa de Cotización.

Última oportunidad – Día 11: Es el último mensaje automático (WhatsApp). Si el lead responde aquí, aún puedes cerrar la venta en Cotización.

Cierre Automático – Día 12: Si no contactaste en el Día 11, el sistema automáticamente cierra la secuencia. El vendedor debe cambiar manualmente el estatus a "No contactado" (marcar como frío). Puedes reactivarlo después si es necesario.

Etapa 1: Contacto

El lead acaba de registrarse y aún no se ha logrado platicar con él. Dura hasta que lo contactas o la secuencia de seguimiento alcanza su última actividad.

Si el cliente contesta:

El vendedor cambia el estatus manualmente a "Contactado" → Se detiene la secuencia y se continúa con la Etapa 2: Cotización.

Si el cliente no contesta:

El vendedor cambia el estatus manualmente a "No contactado" (Frío) → Se detiene la secuencia automáticamente.

⚠️ IMPORTANTE:

Si el vendedor modifica el estatus ANTES DE CONTACTAR REALMENTE AL CLIENTE, se detiene la secuencia automáticamente. Asegúrate de que realmente hablaste con el cliente antes de cambiar el estatus.

Cronograma de 12 Días

Cada llamada debe marcarse "Listo" para que avance. Al completar el bloque, el sistema dispara automáticamente email/WhatsApp del mismo día.

Día 1

3 Llamadas + Email + WhatsApp

Ver ejemplo

Día 2

WhatsApp automático

Ver ejemplo

Día 3

2 Llamadas (4, 5)

Ver ejemplo

Día 4

WhatsApp automático

Día 5

2 Llamadas (6, 7)

Ver ejemplo

Día 6

WhatsApp automático

Ver ejemplo

Día 7

🌙 Día de descanso

Día 8

2 Llamadas (8, 9)

Ver ejemplo

Día 11

WhatsApp automático

Día 12

⏹️ Cierre automático

Plantillas de Mensajes

📧 Email — Email — Día 1

“Hola buen día. Gracias por ponerte en contacto con nosotros. En MaxiRent estamos encantados de poder ayudarte con la información que necesitas. ¿Qué te parece si agendamos una llamada?”

💬 WhatsApp — WhatsApp — Día 1

“Hola es un gusto saludarte, mi nombre es [nombre]. Te escribo de MaxiRent, renta de autos y camionetas. Recibimos tu solicitud. Quiero ayudarte a aterrizar opciones según tu operación. ¿Te queda bien una llamada breve hoy o mañana?”

💬 WhatsApp — WhatsApp — Día 4

“Hola [Nombre], para avanzar más rápido, te dejo esto sencillo. Solo estos dos puntos: ¿En dónde vas a ocupar la unidad? ¿Cantidad estimada? Si prefieres, también los hablamos en una breve llamada.”

💬 WhatsApp — WhatsApp — Día 11 (Última oportunidad)

“Hola [Nombre], te escribo para pedirte disculpas. He intentado contactarte varias veces sin éxito. Si decidiste no avanzar, no hay problema. Si estás ocupado y es buen momento para retomar, nos ponemos de acuerdo y agendamos de nuevo.”

Etapa 2: Cotización

Se genera y envía la propuesta económica al lead a través del módulo MaxiDocs.

Proceso paso a paso

1

Ir a MaxiDocs

En la vista del lead, entra a la pestaña MAXIDocs → Documentos y haz clic en "Generar documento".

2

Elegir plantilla

En el modal "Nuevo documento", selecciona la plantilla (ej. Propuesta Comercial MAXIRENT Renta Empresarial). El nombre del documento se autocompleta.

3

Abrir editor

Haz clic en "Abrir editor". El documento se genera con las variables (cliente, fechas, atención) ya llenadas automáticamente desde monday.com.

4

Llenar tablas de precio

Se agregan las unidades a cotizar y sus añadidos (adecuaciones) en las tablas editables, desde el catálogo o de forma manual.

5

Guardar o enviar

Se descarga el PDF o se manda directo a firma electrónica desde el propio editor.

6

Crear oportunidad

Al enviarse la cotización, una automatización crea el registro correspondiente en el tablero Oportunidades y lo conecta con el lead.

Variables Fijas de Conexión

Las automatizaciones que conectan tableros (Leads ↔ Oportunidades) trabajan con variables fijas: email y nombre. Si alguno NO coincide exactamente con el Lead (mayúsculas, espacios, tildes), se pierde la conexión y la Oportunidad quedará huérfana.

Ejemplos que rompen la conexión: “juan@email.com” vs “juan@email.com ” (con espacio), “María García” vs “maria garcia” (sin tilde).

Tablas a Llenar en MaxiDocs

TARIFAS: Tipo de unidad · Cantidad · Deducible · Renta diaria · Renta mensual · Entrega/Recolección. Se pueden agregar filas "Del catálogo" o manualmente.

ADECUACIONES: Cantidad · Descripción · Precio por unidad · Subtotal. Para añadidos o modificaciones especiales solicitadas.

Ejemplos Reales de Leads

Aquí ves cómo avanzan los leads por el flujo y qué información crítica se requiere en cada etapa.

Lead: María López – Logística del Bajío

Email: mlopez@logisticabajio.mx

Teléfono: +52 33 4567 8901

Necesidad: 3 camiones redilas + mantenimiento

Presupuesto estimado: $18,000/mes

Progresión:

✅ Día 1-6: Completó fase de contacto
✅ Día 8: Llamada confirmó interés
✅ Día 11: Respondió WhatsApp → Cambia a CONTACTADO
⏳ Cotización en negociación

Lead: Juan Ramírez – Transportes Ramírez S.A.

Email: juan@transportesramirez.com.mx

Teléfono: +52 81 1234 5678

Necesidad: 8 unidades de renta para distribución

Presupuesto estimado: $50,000/mes

Progresión:

✅ Día 1: 3 llamadas completadas + Email
✅ Día 2: WhatsApp automático
✅ Día 3: 2 llamadas completadas
✅ Día 4: Contacto logrado → Cambia a CONTACTADO
⏳ Cotización en progreso

Información Crítica a Registrar

✓ CORRECTO

  • Email exacto del contacto (sin espacios, caracteres especiales correctos)
  • Nombre completo tal como lo escribió el lead
  • Teléfono con código de país completo (+52)
  • Empresa clara y consistente
  • Necesidades específicas (unidades, tipos, usos)

Troubleshooting: Problemas Comunes

Soluciones rápidas para los problemas más frecuentes en el flujo de automatización.

❌ Lead no contactado después de Día 11

✓ Solución: El Día 12 se cierra automáticamente la secuencia sin importar qué. El vendedor DEBE cambiar manualmente el status a “No contactado” o marcar como “Frío” según la política de tu empresa. Después puedes reactivarlo si es necesario.

❌ Contacté al lead pero no en las fechas programadas

✓ Solución: PERFECTO. Puedes contactarlo en cualquier momento. Si logras contactarlo (incluso antes de Día 1 o entre días), cambia MANUALMENTE el status a “Contactado” para pasar a la etapa de Cotización. El sistema no interfiere con contactos manuales.

❌ La Oportunidad está huérfana (no está vinculada al Lead)

✓ Solución: El email O nombre en la cotización NO coincide EXACTAMENTE con lo registrado en el Lead. Revisa mayúsculas, espacios, caracteres especiales, tildes. Ejemplo: “juan@email.com ” (con espacio al final) no coincide con “juan@email.com”. Genera una NUEVA cotización con los datos correctos.

❌ No recibe los mensajes automáticos (email/WhatsApp)

✓ Solución: Verifica que: 1. El status del lead NO sea “Contactado” o “No califica” (detiene la secuencia). 2. Los números de WhatsApp estén correctamente formateados (+52 código área número). 3. El email sea válido y sin espacios. 4. Todas las tareas de llamada estén “Listo”.

❌ Llevo llamadas manuales además de las automáticas

✓ Solución: PERFECTAMENTE BIEN. El sistema NO interfiere con llamadas manuales que hagas. Puedes agendar llamadas adicionales cuando lo necesites. Solo asegúrate de marcar las tareas automáticas como “Listo” para que el flujo avance.

❌ Necesito reactivar un lead que estaba "frío"

✓ Solución: Cambia el status manualmente de “Frío” o “Inactivo” a “Contacto”. Esto reinicia la secuencia desde Día 1 con el mismo cronograma. El lead volverá a recibir toda la secuencia.

❌ El lead cambió de email/contacto después de la cotización

✓ Solución: Genera una NUEVA cotización en MaxiDocs con los datos correctos. Esto automáticamente crea una NUEVA Oportunidad vinculada correctamente. La cotización anterior queda como referencia pero no afecta el nuevo flujo.

📋 ¿Qué pasa el Día 12?

El Día 12 es cuando el sistema CIERRA AUTOMÁTICAMENTE la secuencia de Etapa 1 (Contacto), sin importar si tuviste respuesta o no. Después de eso: debes cambiar manualmente el status a “No contactado” para indicar que no lograste contactar al lead. El lead se marca como “Frío” según tu política comercial. Puedes reactivarlo después si recibe una respuesta tardía. No vuelve a generar tareas automáticas en Etapa 1.

📋 ¿Qué pasa si el status se cambia accidentalmente?

Si cambias el status a “Contactado” o “No califica”, la secuencia automática se detiene INMEDIATAMENTE. Para reanudarla: cambia el status de vuelta al estado anterior (ej. “Contacto”) y revisa el historial para ver cuándo se pausó. La secuencia se reanuda desde donde estaba (no reinicia).

📋 ¿Puedo desactivar temporalmente un lead sin perder el progreso?

La mejor práctica es usar un status “En pausa” o similar (según tu configuración), sin cambiar a “Contactado” o “No califica”. Así el lead se “congela” visualmente, la secuencia automática se detiene y, cuando lo reactives, puedes continuar desde donde estaba. Consulta con tu admin sobre qué status usa tu empresa para pausas temporales.